Pracodawca decydując się na wyposażenie pracowników w środki ochrony indywidualnej powinien dokonać wszelkich niezbędnych działań w zakresie zorganizowania miejsca pracy w taki sposób, aby stosowanie środków ochrony indywidualnej nie byto wymagane. Priorytetem są zatem wprowadzenie zamian w procesie technologicznym, izolowanie stref zagrożenia lub zastosowanie ochron zbiorowych. Pracodawca powinien rozpatrzyć także możliwość wprowadzenia zmian organizacyjnych, aby narażenie pracowników na czynniki niebezpieczne i szkodliwe w miejscu pracy zredukować do minimum.
Należy pamiętać, że środki ochrony indywidualnej, funkcjonujące w przedsiębiorstwie w systemie bezpieczeństwa pracy, nie eliminują zagrożeń, które powstały na skutek realizacji procesu technologicznego. Ich rola polega jedynie na zmniejszeniu prawdopodobieństwa wystąpienia negatywnych skutków zdrowotnych, np. odzież ostrzegawcza, zmniejszająca niebezpieczeństwo wynikające z kolizji pracownika z maszyną przez poprawę jego widoczności lub sprzęt chroniący przed upadkiem z wysokości, zmniejszający skutki upadku. Środki ochrony indywidualnej mogą też stanowić zabezpieczenie dodatkowe na wypadek wystąpienia zagrożenia pomimo prawidłowego działania systemu zabezpieczeń lub w celach ucieczkowych ze strefy zagrożenia.
Warunkiem podstawowym prawidłowego funkcjonowania środków ochrony indywidualnej jest:
-rozpoznanie czynników szkodliwych i niebezpiecznych oraz pomiary ich
stężenia i natężenia -właściwy dobór środków ochrony indywidualnej do poziomu zagrożeń
i warunków stanowiska pracy
- przeszkolenie pracowników w zakresie użytkowania środków ochrony indywidualnej.
W przypadku, występowania więcej niż jednego zagrożenia, gdy istnieje konieczność jednoczesnego stosowania więcej niż jednego środka ochrony indywidualnej, środki te powinny być tak dobierane, by nie były zmniejszane ich właściwości ochronne.
Należy podkreślić, że pracodawca zawsze powinien poinformować pracownika o istniejących zagrożeniach, przed którymi chronić go będzie noszenie środków ochrony indywidualnej. Jest to element motywacji pracowników do stosowania środków ochronnych.